Perdez-vous du temps à gérer devis, factures et plannings entre chantier et bureau ? my extrabat peut réduire ces allers-retours en centralisant vos documents et agendas. Ce guide concis vous montre comment accéder et paramétrer l’espace pour l’équipe.
Résultat concret : moins d’administratif et une facturation plus rapide. Vous verrez des exemples pratiques (synchronisation mobile, droits utilisateurs). Commençons par définir ce qu’est my extrabat et ce que vous pouvez faire dans votre espace en ligne.
Qu’est-ce que my extrabat et que pouvez-vous faire dans votre espace en ligne ?
My extrabat est l’espace utilisateur lié au logiciel de gestion pour les professionnels du bâtiment. Depuis cet accès web, vous centralisez les devis, les factures, les fiches clients et le suivi des chantiers. L’interface relie le CRM à la planification, ce qui réduit les allers-retours bureau/chantier et facilite la traçabilité des interventions.
En plus des documents commerciaux, l’espace propose un agenda partagé, des notes d’intervention et la consultation des rapports envoyés au client. Vous pouvez utiliser l’application mobile associée pour afficher les rendez-vous du jour, géolocaliser un client et saisir des photos ou commentaires depuis le terrain. Consultez la documentation officielle pour connaître les fonctionnalités disponibles selon votre abonnement.
Quels pièges éviter lors de la configuration initiale de my extrabat pour gagner du temps ?
Vérifiez immédiatement les droits des comptes : créez des profils distincts pour l’administrateur, les conducteurs de travaux et les techniciens. Ne partagez pas des identifiants communs, car cela complique les traces et la sécurité. Configurez les agendas collaborateurs avant d’ajouter des interventions pour éviter les chevauchements et perdre du temps à replanifier.
Paramétrez la synchronisation mobile et les notifications selon l’usage de l’équipe. Sauvegardez les modèles de devis et les catalogues de prix pour automatiser les devis. Contrôlez les accès aux documents sensibles et limitez le stockage partagé si besoin. Enfin, confirmez les modalités de facturation et la méthode d’export comptable avant de lancer la facturation en série.
Comment organiser et suivre vos chantiers dans my extrabat ?
Organisez chaque chantier comme un dossier centralisé contenant le devis, le planning, les pièces jointes et l’historique des échanges. Utilisez des statuts clairs pour visualiser l’avancement et prioriser les interventions. Suivez la charge par équipe afin d’équilibrer les affectations et réduire les retards.
Comment planifier, assigner et suivre une intervention pour une équipe mobile dans my extrabat ?
Créez l’intervention depuis le chantier, puis assignez un collaborateur et une plage horaire. Glissez-déposez la tâche dans l’agenda pour adapter la tournée. Demandez au technicien de confirmer la prise en charge via l’application Extrabat Today et de saisir les heures réelles et les matériaux utilisés.
Comment tenir l’agenda à jour et gérer les droits d’accès dans my extrabat ?
Attribuez des droits par rôle : consultation seule pour certains, modification pour les chefs d’équipe. Activez les notifications pour les changements d’agenda afin que chacun reste informé. Contrôlez les calendriers synchronisés avec le téléphone pour éviter les doublons et standardisez les règles de saisie des rendez-vous.
Comment automatiser devis, factures et relances dans my extrabat : exemples terrain ?
Créez des modèles de devis avec lignes préremplies et conditions de paiement puis transformez-les en commande en un clic. Automatisez l’envoi des factures récurrentes pour les contrats d’entretien. Paramétrez des relances automatiques par e‑mail ou SMS après échéance pour réduire les impayés et libérer du temps administratif.
Comment utiliser my extrabat en mobilité et sécuriser les données sur chantier ?
Préparez l’usage mobile en testant l’application sur quelques profils avant le déploiement. Limitez les accès aux données sensibles et activez l’authentification forte si disponible. Stockez les photos et rapports dans l’espace chantiers pour conserver l’historique lié à chaque intervention.
Comment synchroniser l’agenda et les contacts de my extrabat avec un téléphone ?
Consultez la section préférences de votre compte pour créer un mot de synchronisation et l’URL correspondante. Sur Android, utilisez une solution de synchronisation compatible si recommandé ; sur iOS, suivez la procédure indiquée dans l’interface. Vérifiez la fréquence de synchronisation pour adapter la consommation de données.
Quelles bonnes pratiques réseau, stockage et confidentialité pour my extrabat en mobilité ?
Utilisez un réseau mobile sécurisé et évitez les connexions Wi‑Fi publiques non protégées. Chiffrez les appareils et activez les mises à jour automatiques. Limitez le stockage local des données et imposez la suppression automatique des fichiers temporaires depuis l’application. Formez les collaborateurs aux règles de confidentialité et aux bonnes pratiques RGPD.
Comment mesurer l’adoption de my extrabat et améliorer l’utilisation grâce aux retours terrain et indicateurs simples ?
Suivez quelques indicateurs : nombre d’interventions saisies, taux de synchronisation des agendas, délais de facturation et taux de validation des devis. Recueillez des retours courts auprès des techniciens après deux semaines d’utilisation. Ajustez les modèles et les droits selon ces retours pour augmenter l’adoption et simplifier les process.
